Основы бухгалтерской отчетности. Отчетность, ее сущность и значение
Составление отчетности является завершающим этапом бухгалтерского учета.
Отчетность – система показателей, отражающих имущественное и финансовое положение организации на отчетную дату, а также финансовые результаты ее деятельности за отчетный период по данным бухгалтерского, статистического и оперативного учета.
Отчетность составляется путем подсчета, группировки и специальной обработки учетных данных.
Отчетность составляется по единым типовым формам в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Объем и формы бухгалтерской отчетности для организаций утверждены Министерством финансов РБ в соответствии с Законом РБ «О бухгалтерском учете и отчетности».
Текущий учет дает возможность повседневно следить за всеми хозяйственными операциями, имеющими место на предприятии. Чтобы видеть общий результат работы, надо иметь соответствующие сводные данные.
Отчетность позволяет:
· проанализировав сводные данные, принимать соответствующие меры по улучшению работы организации;
· использовать информацию для оперативного управления организации и контроля за выполнением установленных планов;
· вскрыть неиспользованные резервы роста производства;
· использовать как основу для анализа хозяйственно-финансовой деятельности.
По данным отчетности руководители организации отчитываются перед трудовыми коллективами, государственными органами.
Отчетные показатели используются для анализа хозяйственной деятельности на отдельных участках производства, для выявления положительных и отрицательных результатов работы, причин отклонений от плана, выявления внутренних резервов для повышения эффективности работы организации.
Правильно и вовремя составленная отчетность способствует сохранности собственности, поискам путей снижения себестоимости, укреплению финансового состояния организации, своевременному взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности.
Вышестоящие организации на основании представленных отчетов располагают информацией о хозяйственной и финансовой деятельности организации.
Отчетность организаций используется учреждениями банка для осуществления постоянного контроля за использованием организациями средств краткосрочных и долгосрочных кредитов банка.
Финансовые организации проверяют на основании отчетов соблюдения обязательств по платежам в бюджет.
Органы статистики контролируют выполнение плана и используют показатели отчетности для получения сводных данных по отрасли, районам.
Основная задача отчетности – изыскание резервов дальнейшего роста и совершенствования деятельности организации, стабильности на рынке.
Отчетность должна отвечать следующим требованиям:
· Обязательность и своевременность предоставления информации;
· Достоверность информации;
· Сопоставимость показателей: с планом и другими предприятиями этой отрасли;
· Единство форм и методов составления отчетности для всех организаций, независимо от форм собственности;
· Полнота информации;
· Ясность, доступность и простота информации;
· Экономичность и рациональность.
· Соответствие международной системе учета и отчетности.
Автоматизированная форма учета
Применение персональных ЭВМ в учетной работе дает возможность автоматизировать рабочее место бухгалтера, что повышает производительность труда учетных работников, обеспечивает оперативность получения данных.
Большие возможности современней вычислительной техники расширяют сферы деятельности бухгалтерского учета путем совмещения с функциями финансового анализа. Этим самым бухгалтерский учет выполняет функцию управления, создает информационную базу для принятия правильных решений. Использование персональных ЭВМ позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. При этом ввод данных производится однократно, а использование - многократно в разрезе различных уровней пользования.
Программы по автоматизации бухгалтерского учета, содержащие алгоритм (совокупность действий, привил) решения задач и формы регистров, можно разделить на два основных класса:
· функциональные
· универсальные.
Функциональные программы разрабатываются для крупных организаций, где каждый участок учета (основных средств, материалов, кассовых, банковских операций и т. д.) имеет относительно самостоятельную программу обработки данных, специализированные формы документации, регистров и отчетности. Эти программы могут использоваться независимо друг от друга, или в комплексе, что позволяет в автоматическом режиме получать сводные регистры в виде Главной книги и установленные формы отчетности. Автоматизация отдельных участков учета на базе функциональных программ требует их дополнительного согласования с применяемой в организации формой учета (журнально-ордерной, мемориально-ордерной и др.).
Универсальные программы состоят из одной или двух частей (модулей) и автоматизируют ведение бухгалтерского учета всех объектов по одним и тем же правилам. Они применимы в малых и средних организациях, вне зависимости от отрасли, к которой относится эта организация. Регистры таких программ аналогичны применяемым в упрощенной форме учета или Журнал-Главная. Эти программы легко понимаются, осваиваются и используются бухгалтерами, как правило, без вмешательства организаций-разработчиков.
Очередным шагом в автоматизации бухгалтерского учета в крупных организациях является создание локальных (местных) вычислительных сетей, когда несколько рабочих мест на базе ПЭВМ соединяются в единую сеть посредством прокладки специального кабеля или с использованием существующих телефонных и других сетей. В этом случае приобретаются дополнительное сетевое оборудование, позволяющее обмениваться информацией между компьютерами или выполнять совместную работу. При этом создаются и используются специальные сетевые программы, обеспечивающие доступ к локальной сети и информации.
Следовательно, все используемые в настоящее время программы автоматизированной обработки информации (”1 С Бухгалтерия”, “Галактика”, “Ветразь” и др. ) могут отличаться формами выходных документов и приемами ввода первичных данных. Вместе с тем всех их объединяет то, что они функционируют на основе взаимодействия элементов метода бухгалтерского учета: документации, счетов, двойной записи на счетах, баланса, инвентаризации, отчетности, оценки и калькуляции.
Таким образом, каждая отдельно взятая версия автоматизированной обработки учетной информации представляет собой единство методологических основ бухгалтерского учета, возможностей вычислительной техники и логической последовательности (алгоритма решения) обработки информации и получения выходных данных.
Мемориально-ордерная форма учета
Сущность мемориально-ордерной формы учета состоит в том, что на основе документов, сгруппированных в накопительных ведомостях, составляются мемориальные ордера, в которых указывается корреспонденция счетов. К мемориальному ордеру прилагаются все документы, на основании которых он составляется.
Для сокращения учетной работы целесообразно применять накопительные ведомости. Если число однородных документов незначительно, составление группировочной или накопительной ведомости нецелесообразно. В этом случае мемориальный ордер составляется на каждый отдельный документ.
Мемориальный ордер № за 200 г
|
Содержание записей (документ дата) |
Корреспондирующие счета |
Сумма тыс. руб. |
|
|
дебет |
кредит |
||
|
|
|
|
|
|
Всего |
|
|
|
Мемориальные ордера после их составления записываются в Регистрационный журнал. При этом на мемориальных ордерах проставляются порядковые номера, под которыми они зарегистрированы в регистрационном журнале. Нумерация ордеров ежемесячно начинается с № 1, и за ними закрепляются постоянные номера.
Регистрационный журнал за _____ 200 г.
|
Порядковые номера мемориальных ордеров |
Даты ордеров
|
Суммы по мемориальным ордерам |
|
|
|
|
|
Итого |
|
|
Регистрационный журнал предназначен для контроля за сохранностью мемориальных ордеров путем их порядковой нумерации и для определения общей суммы всех операции за отчетный месяц. Сверка этой суммы с суммой “Итого оборотов” в оборотной ведомости по синтетическим счетам за месяц позволяет убедиться в правильности записей.
После регистрации бухгалтерских записей в регистрационном журнале производится запись мемориальных ордеров в Главной книге. Для каждого синтетического счета в Главной книге отводится отдельный развернутый лист, в левой стороне которого отражается запись по дебету счета, в правой — по кредиту с указанием в колонках сумм по соответствующим корреспондирующим счетам. Каждый мемориальный ордер отражается в Главной книге дважды по дебету и кредиту соответствующих счетов.
Главная книга
Счет ________
|
Дебет |
Кредит |
|||||||||||||
|
Дата
|
Номер мемориального ордера |
С кредита счетов |
Итого по дебету |
Дата
|
Номер мемориального ордера |
В дебет счетов |
Итого по кредиту |
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
Остаток на 01.01.200 г.
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
|
|
Остаток на 01.02.200 г. |
|
|
|
|
|
|
|
||||||
Итоги дебетовых и кредитовых оборотов переносят из Главной книги в оборотную ведомость синтетических счетов, используемую в дальнейшем для составления баланса на первое число.
Аналитический учет при этой форме учета может быть организован как на карточках, так и в специальных книгах (книга учета расчетов по оплате труда, книга учета расчетов с организациями и др.).
В конце отчетного месяца на основании записей в карточках или книгах составляются оборотные ведомости по счетам аналитического учета. Записи в Главной книге служат основанием для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. После взаимной сверки оборотных ведомостей аналитического учета с оборотной ведомостью по счетам синтетического учета (последняя должна быть предварительно сверена с итогом регистрационного журнала) составляется баланс.
Недостатком этой формы является то, что необходимо составлять большое количество мемориальных ордеров, неоднократно записывать одни и те же показатели в различные учетные регистры.
Журнально-ордерная форма учета
Основным регистром журнально-ордерной формы учета является журнал-ордер. Журнал-ордер — это комбинированный регистр хронологической и систематической, а в некоторых случаях и комбинированной записи, так как в нем совмещается синтетический и аналитический учет.
Журнально-ордерная форма учета применяется в двух вариантах:
· полная форма, включающая 16 типовых журналов-ордеров и предназначенная для использования на больших предприятиях;
· сокращенная форма, состоящая из 8 типовых журналов-ордеров и предназначенная для средних и малых предприятий.
Кроме основных регистров в форму входят типовые вспомогательные ведомости и разработочные таблицы. Полная форма в настоящее время включает в себя 18 вспомогательных ведомостей и 15 разработочных таблиц; сокращенная - 6 ведомостей и 1-3 разработочные таблицы.
Сущность журнально-ордерной формы заключается в том, что данные из первичных документов записываются в соответствующие журналы-ордера в разрезе корреспондирующих счетов. Итоговые суммы записей за месяц из журналов-ордеров переносят в Главную книгу. На основе Главной книги заполняется отчетный баланс.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета основана на принципе накапливания данных первичных документов для получения необходимых показателей синтетического и аналитического учета, т.е. ведения группировочных и накопительных ведомостей. Поэтому в синтетические счета записывается не каждая отдельная операция, а итоги однородных операций.
В этой форме все регистры (журналы-ордера, ведомости и разработочные таблицы) имеют свое оригинальное, отличное от других аналогичных регистров, построение и предназначены для учета только строго определенных операций или процессов. В связи с этим за каждым регистром закреплен свой постоянный номер и счета. А сама форма регистр печатается типографским способом, имеет строго определенные не повторяющиеся таблицы и показатели граф, строк и поясняющие тексты только для отражения операций данного вида.
В журналах-ордерах предусмотрена типовая корреспонденция счетов и перечень показателей, необходимых для отчетности. Некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких счетов. В журналах-ордерах, совмещающих синтетический и аналитический учет, предусмотрены необходимые статьи аналитического учета.
Если к журналу-ордеру предусмотрены накопительные, разработочные и вспомогательные ведомости, то журнал-ордер заполняется итоговыми данными этих ведомостей за отчетный период. Если ведомости к журналу-ордеру не предусмотрены, то данные за отчетный период в разрезе корреспондирующих счетов получают путем регистрации документов и подсчета итогов непосредственно в журнале-ордере.
Журналы-ордера построены по кредитовому принципу. Это значит, что кредитовые обороты любого счета в разрезе корреспондирующих счетов получают отражение только в одном конкретном журнале. В других журналах-ордерах кредитовые обороты этого счета не отражаются. Но дебетовые обороты этого счета, наоборот, будут разбросаны по нескольким журналам-ордерам и впервые эти обороты будут сведены вместе в Главной книге счетов.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения их данных, а также для взаимной проверки правильности записи по счетам и для составления баланса. Главная книга открывается на год.
Для каждого счета в Главной книге отводится отдельная таблица (страница), где записывают остатки на начало месяца, оборот по кредиту одной общей суммой из соответствующего журнала-ордера. Обороты по дебету собираются из различных журналов-ордеров, т. е. Главная книга ведется по дебетовому признаку. Сумма дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по дебету и кредиту должны быть равны в Главной книге.
При этой форме учета не требуется составлять оборотную ведомость по синтетическим счетам, данные содержатся в Главной книге. В журналах-ордерах максимально используется шахматная и линейно-позиционный способы записей.
Недостаток этой формы заключается в том, что каждый журнал-ордер имеет свои оригинальные и сложные по построению таблицы, вспомогательные ведомости и разработочные таблицы. Различна техника и методика их ведения, что требует дополнительно значительного времени для ее изучения и освоения. Изначально форма была рассчитана на ручное ведение, что впоследствии затруднило механизацию и автоматизацию учета на ее основе. В настоящее время эта форма учета чаще всего используется как комбинированная, когда отдельные, наиболее трудоемкие участки учета, ведутся на основе современной вычислительной техники с автоматизированным способом получения регистров, а менее трудоемкие и сводные участки ведутся без ее применения.
Основные формы бухгалтерского учета, применяемые в организациях с различными формами собственности
Относительно новой формой учета является упрощенная, рекомендованная для применения в малых организациях различных форм собственности. Однако из ранее разработанных форм учета для этой категории организаций были рекомендованы для применения такие их разновидности, как Журнал- Главная и сокращенная журнально-ордерная форма, которые успешно применяются в действующих организациях и в настоящее время.
Упрощенная форма бухгалтерского учета применяется организацией, где совершается небольшое количество хозяйственных операций независимо от сферы деятельности. Основным регистром данной формы бухгалтерскою учета является Книга учета хозяйственных операций, в которой каждая отдельная хозяйственная операция отражается одной строкой. Причем сумма по отдельной хозяйственной операции отражается в качестве контрольной в графе “Сумма” и равна сумме, отраженной по этой же строке по дебету одного счета и кредиту другого в соответствии с установленной корреспонденцией. Книга учета хозяйственных операций совмещает аналитический и синтетический учет, а также хронологическую и систематическую записи хозяйственных операций.
В тех случаях, когда упрощенная форма учета применяется в организациях производственной сферы деятельности, наряду с Книгой учета хозяйственных операций рекомендуется использовать следующие ведомости:
Ведомость учета основных средств, начисленного износа — форма № В-1;
Ведомость учета производственных запасов и готовой продукции — форма № В-2;
Ведомость учета затрат на производство — форма № В-3;
Ведомость учета денежных средств и фондов — форма № В-4;
Ведомость учета расчетов и прочих операций — форма № В-5;
Ведомость учета реализации — форма № В-6,
Ведомость учета расчетов с поставщиками — форма № В-7,
Ведомость учета заработной платы № В 8,
Ведомость (шахматная) — форма № В-9.
Итоговые данные по счетам в Книге учета хозяйственных операций являются основанием для составления оборотного баланса (оборотной ведомости по счетам) и бухгалтерского баланса.